Responsabilités

• Servir de premier coordonnateur administratif entre la Direction PES et les autres entités du MCA-Sénégal II;
• Appuyer dans l’organisation matérielle des ateliers de la Direction (préparation des feuilles de présence, des fiches de paie, de la liquidation dans les délais requis et selon les procédures du MCC;
• Aider dans la préparation des missions de terrain aussi bien au niveau national qu’international (planification et organisation des sorties, suivi des TDR élaborés, préparation des listes de présence, des fiches de paie, suivi du budget);
• Participer aux formations thématiques et informatiques nécessaires pour mener le travail, notamment sur les Lignes Directrices de MCC en matière Environnementale et Sociale et l'utilisation de la Plateforme Borealis pour le suivi de la performance des projets;
• Suivre et classer toute la documentation dans la plateforme Borealis
• Accompagner la Direction Performance Environnementale et Sociale dans l’animation de la plateforme Borealis notamment en exécutant les tâches comprenant entre autres :
• La saisie et l’enregistrement des données d’enquêtes socioéconomiques;
• L’enregistrement des parties prenantes sur la plateforme;
• L’enregistrement et la gestion des tâches;
• L’exploitation de rapports et l’enregistrement de données;
• Assister la direction sur l’organisation des dossiers des Personnes Affectées par les Projets Transport et Accès;
• Exécuter les activités de projet tel que défini par le plan du projet tout en s’assurant qu’elles sont achevées dans les délais pour appuyer les initiatives et objectifs plus larges du projet ;
• Organiser les exigences logistiques et administratives pour les activités des projets (ex : voyage, gestion des sites, etc.) et s’assurer qu’elles sont achevées et que les coûts sont contrôlés sur la base des budgets établis ;
• Collecter et fournir des informations pour les activités de suivi, évaluation et rapport dans le cadre du projet pour garantir la fiabilité des données et le respect des formats établis pour les rapports ;
• Développer, consolider, et/ou préparer les papiers de briefing, les points de discussion, les réflexions et les documents de références sur les questions relatives au projet/secteur ;
• Réviser les rapports sur l’état d’avancement ou d'achèvement par rapport aux aspects technique, budgétaire ou administrative pour garantir la justesse et la conformité aux politiques et normes organisationnelles pertinentes de MCA, aux priorités institutionnelles et à la pratique internationale de développement généralement acceptée ;
• Répondre aux questions du personnel et des parties prenantes externes (ex : organisations partenaires, autorités du gouvernement) relatives à la mise en œuvre des activités de la Direction Performance Environnementale et Sociale (DPES) pour établir un cadre éclairé pour l’interaction et plus d’efficacité dans l’exécution des activités ;
• Agir comme une personne ressource pour les membres d’équipe sur les politiques internes de mise en œuvre ; donner des conseils et orientations par rapport aux processus de planification, documentation, budgétaire, technique, de rapport ou de revue des progrès relatifs au projet/secteur.
• Maintenir en collaboration avec le Directeur PMO un calendrier des activités du projet et s’assurer que le personnel et les parties prenantes sont informés des délais prochains et de l’état d’avancement du projet par rapport aux étapes de références pour appuyer la gestion globale du projet ; et
• Collaborer avec MCA Sénégal II, MCC Sénégal, l’Agent fiscal, l’Agent de Passation des Marchés et les autres entrepreneurs et parties prenantes sur l’utilisation efficace des outils de gestion de projet et la conformité aux politiques et directives de MCC en vue d’une gestion proactive, mise en œuvre réussie et d’un contrôle qualité des projets du Compact de MCA Sénégal II, y compris les systèmes de gestion de contrats et de gestion financière.

Critères de sélection

Éducation

• Avoir un diplôme de BAC+2 en gestion, commerce, administration des affaires, communication ou dans un autre domaine connexe.

Expérience requise

• Un minimum de deux (2) d’expérience dans la gestion de projet, dans un rôle d’assistant ou de personnel d’appui. 

Compétences techniques

• Des compétences organisationnelles prouvées dans la gestion de temps, la collaboration et dans l’efficacité ;
• D’excellentes compétences interpersonnelles et en rédaction ;
• D'excellentes compétences en communication téléphonique, de vive voix et par courriel ;
• Une méthode de travail dynamique et flexible qui peut marcher avec des priorités et délais changeants ;
• Une maîtrise de l’organisation et de la gestion des bureaux ;
• Une capacité à bien travailler sous pression et à planifier de proactive pour les éventuels changements ; et
• Maintenir des normes d’éthique élevées et de la confidentialité.

Connaissances linguistiques et en technologie de l’information

• Des compétences informatiques avancées, relatives à email, Word, Excel, Internet, et une familiarité avec les Systèmes de gestion des informations (MIS) et les outils et systèmes de gestion de projets (ex : Primavera, MS Projet, etc.) avec volonté et capacité à se former dans des autres logiciels.
• Niveau courant en français à l’écrit et à l’oral ;
• Niveau courant en une ou plusieurs langues locales.