Responsabilités

• Demander à mettre à jour chaque fois que de besoin le manuel des procédures administratives, financières et comptables en conformité avec les procédures du bailleur et du Gouvernement ;
• vérifier le travail du comptable et valider les écritures financières du projet ;
• Concevoir et créer un système de gestion financière (SGF) efficace ;
• suivre les comptes du Projet en exécution ;
• Veiller à l’installation et au fonctionnement efficace d’un système informatisé de gestion financière et comptable (multi-devises, multi-sites et multi-projets) ;
• S’assurer de la conformité des dépenses (paiements, budgets, documents) avec les procédures établies ;
• S’assurer de la transmission dans les délais requis, des demandes de retrait de fonds ;
• Traiter les paiements dans les délais requis en se rassurant des autorisations et approbations nécessaires dans le strict respect des clauses des contrats ;
• Vérifier l’adhésion des termes et conditions du service pour tous les employés et partenaires d’exécution ;
• Mettre en place les directives pour l’établissement des budgets annuels ;
• Etablir un système de comptabilité comprenant un livre de caisse, un grand livre général et le rapprochement bancaire ;
• Préparer et gérer les rapports mensuels, trimestriels et annuels sur les flux de trésorerie et les activités du projet comparés aux prévisions du budget  ;
• Préparer un rapport annuel des paiements pour les audits indépendants ;
• Préparer les prévisions mensuelles/trimestrielles et annuelles des dépenses par catégorie et par composantes ainsi que de relevés trimestriels / annuels des dépenses réelles donnant les informations sur les fonds avancés, les montants alloués, les rapprochements bancaires et l’évolution du budget ;
• Produire des rapports financiers sur des périodes mensuelles, trimestrielles et annuelles ;
• Contribuer à l’élaboration des rapports d’activités du Projet ;
• Tenir les archives et documentation du Projet ;
• Réaliser des inventaires physiques et tenir des fichiers correspondants ;
• Assurer la gestion administrative du personnel du Projet ;
• Participer aux commissions d’attribution des marchés en cas de besoin ;
• Définir et mettre en application sous la supervision du Coordonnateur du Projet, un programme de renforcement des capacités comprenant la formation des principaux acteurs publics et privés impliqués dans l’exécution des activités du Projet ;
• Exécuter toute autre tâche relative au Projet demandée par le Coordonnateur.
• Etre le principal interlocuteur des missions de supervision financière et audit conduites sur le projet par le bailleur et/ou le gouvernement

Critères de performance et évaluation de la performance.

En collaboration avec les autres services impliqués dans la mise en œuvre de la stratégie de la gestion des finances du Projet, le (la) Responsable administratif et financier est chargé de la production des rapports d’activités. Il/Elle s’engage à fournir les services conformément aux normes professionnelles et déontologiques les plus strictes en vigueur. Il/Elle prend rapidement les mesures nécessaires pour corriger les points d’exécution du présent mandat qui ne donneraient pas satisfaction au Client.

Des évaluations seront régulièrement effectuées par la Coordination du Projet pour chaque tranche de services d’une durée de douze (12) mois. Ces évaluations ont pour but d’identifier : (i) le degré d’achèvement des objectifs et du plan de travail y compris la soumission des différents documents financiers et rapports dans les délais, (ii) les points forts mais aussi les points faibles qui méritent une attention particulière, (iii) le plan de formation continue, et (iv) le plan de travail pour les douze (12) mois à venir.

Spécifiquement, l’efficacité et les performances du RAF seront mesurées en fonction de la qualité du suivi des actions inscrites à la mise en œuvre des procédures de gestion administrative et financière :

• élaborer des rapports de suivi financiers satisfaisants ;
• soumettre des Demandes de Retrait de Fonds satisfaisantes ;
• absence « non justifiée » dans les comptes des tiers ;
• soumettre les rapports d’audit dans les délais ;
• absence de dépenses inéligibles ;
• veiller à la régularisation des exceptions sur la gestion financière du projet : cas des comptes d’avances inactifs
• soumettre dans les délais les statistiques de suivi des décaissements ;
• établir le PV d’inventaire chaque année ;
• établir les états financiers annuels ;
• suivre les recommandations des rapports d’audits;
• veiller au paiement des factures dans les délais;
• s’assurer de la sauvegarde des archives physiques et électroniques.

Critères de sélection:

Éducation

• Avoir un diplôme de l’enseignement supérieur Bac+4 minimum en Comptabilité, Gestion ou Finance ou tout autre diplôme équivalent.

Expérience requise

• Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un poste similaire ;
• Avoir une bonne connaissance des opérations comptables des projets et des procédures des bailleurs de fonds (IDA / Banque Mondiale, Union européenne, USAID, etc.) ;
• Très bonne connaissance des procédures et principes comptables conformément aux normes SYSCOHADA.

Compétences requises

• Maîtrise des logiciels de comptabilité et de gestion de projets ;
• Capacité à travailler sous pression et à effectuer simultanément plusieurs tâches ;
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel. 

Connaissances linguistiques et informatiques

• Maîtriser du Français avec une connaissance pratique de l’Anglais est souhaitable.
• Connaissance des logiciels standards tels que Excel, Word, Power Point, Access, etc te des logiciels de comptabilité.