Responsabilités

Procéder à la planification de la passation de marchés :

• participer à l’élaboration et la mise à jour des PTBA en vue de la préparation du Plan de passation de marchés ;
• élaborer et mettre à jour le plan de passation de marchés via STEP, en collaboration avec les responsables techniques, la Banque Mondiale et des institutions concernées, conformément au planning prévisionnel établi ;
• discuter avec les services techniques des choix de la méthode appropriée à chaque marché ;
• participer à l’élaboration et à la mise à jour du Project Procurement Strategy for Development (PPSD) ;
• Saisir et soumettre sous STEP le Plan de passation des marchés et sa mise à jour en vue de l’approbation par la Banque Mondiale ;
• Saisir régulièrement les réalisations du Plan dans STEP et sous autres systèmes informatisés de gestion utilisés par le Projet ;
• Contribuer à l’établissement du plan d’engagement et de décaissement contractuel et à son u suivi ;
• mettre en place un système simple de gestion de la passation des marchés comprenant : la planification des opérations de passation des marchés, le suivi de l’avancement, et l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés ;

Mettre en œuvre la passation des marchés :

• rédiger et publier les avis généraux et les avis spécifiques de passation des marchés (avis de préqualification, avis d’appel d’offres, demande de manifestations d’intérêt, demandes de cotations, …) ;
• élaborer les dossiers de mise en concurrence et contrôle qualité (Dossiers d’Appel d’Offres, Demandes de propositions, Demande de cotations, etc.) ;
• procéder au lancement des consultations ;
• Organiser les travaux du Comité d’évaluation et de la Commission des marchés pour que ceux-ci respectent scrupuleusement les procédures et les dispositions du dossier d’appel à concurrence ;
• Contrôler la qualité des rapports d’évaluation des offres/propositions ;
• Participer aux négociations des contrats de consultant en s’assurant que les termes négociés sont conformes aux procédures et règles en vigueur ;
• Elaborer les contrats de consultants, de biens, de travaux et services autres que les services de consultants ;
• Publier les résultats de la passation de marchés dans les plateformes requises ;
• Veiller à la gestion efficace des plaintes ;
• Saisir et soumettre toutes les informations/documentations dans STEP ;
• Tenir et mettre à jour le registre/base de données des entrepreneurs, fournisseurs et prestataires de services qualifiés ;
• Superviser et vérifier les divers achats dans le cadre du fonctionnement du Projet ;
• Respecter la transparence et l’intégrité du processus de passation des marchés conformément au Règlement de Passation de Marchés de la Banque pour les Emprunteurs.

Suivre la Gestion des contrats :

• Procéder au suivi de l’exécution des contrats en particulier le respect des obligations contractuelles, en collaboration avec les responsables techniques et financiers du Projet : les diverses garanties, les livrables, les livraisons, les délais d’exécution … ;
• Vérifier les dossiers à classer et les archiver (archivage physique et électronique des données et documents relatifs aux activités de passation de marchés) ;
• Suivre, contrôler et actualiser régulièrement les engagements contractuels ;
• Suivre les paiements contractuels ;
• être l’interlocuteur de la Banque pour toutes les questions relatives aux acquisitions notamment pour toutes les communications liées à l’obtention des non-objections;
• Participer à la réception des travaux et fournitures et ;
• Participer à toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le Coordonnateur du Projet en lien avec ses compétences et le volume de travail.

Obligations du spécialiste en passation des marches :

En collaboration avec les autres services impliqués et la coordination du projet, le SPM est chargé de la mise en œuvre de la stratégie de la Passation des Marchés, afin d’assurer en temps voulu (i) la production régulière des mises à jour du plan de passation des marchés du projet, (iii) le rapport d’activité conformément au manuel de procédures, et (iii) la qualité des dossiers d’acquisition, y compris de l’avis de non-objection de la Banque. Le SPM remettra à l’Unité de Coordination du Projet un rapport d’activités au plus tard quinze (15) jours après la fin du mois auquel il se rapporte et un rapport final en fin d’années et/ou de mandat.

Ces rapports comprendront en outre les recommandations du comptable sur les décaissements et devront être remis en deux exemplaires à la coordination. Le modèle de rapport à fournir sera défini en accord avec l’IDA et comportera au minimum les informations sur les marchés requis dans le rapport administratif et financier (RAF) du projet. 

Obligations de l’administration :

L’administration remettra au SPM l’ensemble des documents, dossiers et outils appropriés et nécessaires à l’exécution de sa mission. Elle remettra également à la disposition dudit spécialiste, les locaux et équipements nécessaires pour assurer une bonne prestation de service.

Critères de sélection:

Éducation

• Être titulaire d’un diplôme supérieur (BAC+4) en Management et régulation des marchés publics, Droit, ou tout autre diplôme équivalent.

Expérience requise

• Justifier d’une expérience professionnelle de cinq (05) ans en tant que spécialiste dans le domaine de la passation des marchés. 
• Expérience averée des techniques de passation des marchés en général et des règles de procédure de passation des marchés des banques multilatérales de développement telles que (Banque Mondiale ; Banque africaine de développement; Banque Européenne d’Investissements, etc.), et (b) du cycle de projet ;

Compétences requises

• Capacité d’analyser et d’interpréter des données financières et de préparer des rapports, des états et /ou des projections financières ;
• Capacité à évaluer le respect des contrats et la qualité des services fournis ;
• Avoir une bonne capacité de résolution des problèmes liés à la passation des marchés ;
• Solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication et capacité à travailler efficacement avec un large éventail de parties prenantes dans une communauté diversifiée ;
• Compétences en matière d’organisation et de coordination ;
• Avoir un bon esprit d’équipe ;
• Aptitude à la négociation et à l’établissement d’accords contractuels ;
• Etre capable de tolérer le stress et la pression générés par des situations exceptionnelles d’imprévus professionnels.

Connaissances linguistiques et informatiques

• Bonne maitrise du Français aussi bien à l’oral qu’à l’écrit ;
• Maîtrise des outils informatiques : Pack Microsoft office et plateformes de gestion de la passation des marchés.