Responsabilités

Devoirs et Responsabilités

1. Gérer quotidiennement les plateformes d’opérations et de services administratifs, y compris le pool des véhicules, la gestion des voyages, le nettoyage des bureaux, la gestion du courrier, les fournitures de bureau, les équipements, la gestion de la réception/accueil, et les opérations de construction.
2. Superviser l’élaboration et l’application de politiques de services généraux, établir des normes et des procédures, réviser et approuver les demandes de fournitures, et partager les procédures au sein de MCA-Sénégal II et auprès de prestataires de services pour qu’ils les appliquent et s’y conforment.
3. Mettre en place un tableau de bord des rapports et des systèmes de rapport facile à utiliser pour la direction et le personnel de MCA-Sénégal II.
4. Superviser le personnel des services généraux : former et encadrer les membres de l’équipe ; évaluer la performance du personnel, et coordonner l’élaboration des plans de travail pour assurer des activités efficaces et efficientes.
5. Assurer la supervision et les orientations sur la gestion du pool des chauffeurs et des véhicules officiels de MCA-Sénégal II en assurant la logistique pour les missions de terrain, les protocoles de sécurité et de sûreté appropriés des véhicules et de la logistique, et leur utilisation efficace.
6. Conduire régulièrement des inspections des bureaux de MCA-Sénégal II pour veiller à la conformité aux normes de sécurité en collaboration avec le Responsable de la sécurité, et s’assurer que les bureaux favorisent un environnement propice aux activités efficaces du personnel et des partenaires.
7. Entretenir les fournitures de bureau et les équipements : planifier et mettre en œuvre l’acquisition des équipements ; entretenir, contrôler et reconstituer le stock ; vérifier la réception des fournitures ; et faciliter l’acquisition des services/produits d’usage courant.
8. Assurer la remise correcte de tous les équipements de projet et garder une documentation de tous les problèmes d’équipement signalés par le personnel.
9. Veiller à ce que les documents de passation de marchés soient signés par le Fournisseur (ex : les contrats, livrables et notes d’acceptation) et, préparer et soumettre les notes d’acceptation pour les articles acquis par la Direction administration.
10. Servir d’interlocuteur principal pour les fournisseurs des services généraux en contrôlant le cahier des charges, le type et la qualité des services requis.
11. Organiser l’expédition des services avec le transitaire tel que requis et coordonner les procédures de dédouanement des biens importés, conformément aux règles, politiques et stratégies d’expédition et de dédouanement de MCA-Sénégal II et de MCC.
12. S’assurer que tous les problèmes techniques au niveau des bureaux de MCA-Sénégal II sont résolus.
13. Collaborer avec les équipes de projet et d’opération de MCA-Sénégal II, avec MCC Sénégal et avec les autres prestataires et parties prenantes clés sur l’utilisation efficace des outils de gestion de projets et d’autres outils en vue d’une gestion proactive, d’une mise en œuvre réussie et d’un contrôle qualité des projets et ressources du Compact de MCA-Sénégal II. et
14. Faire toute autre tâche demandée par le Directeur administratif.

Critères de sélection :

Éducation 

• Avoir un diplôme de BAC+4 en administration des affaires, finance, économie, gestion, affaires juridiques, ingénierie commerciale ou dans un domaine connexe.

Expériences Requises 

• Un minimum de dix (10) années d’expérience dans la gestion quotidienne des opérations de services généraux.

Compétences techniques

• Capacité à anticiper les changements, travailler sous pression, gérer les priorités et assurer la qualité.
• Capacité à être un bon équipier et à travailler de façon indépendante.
• Expérience et facilité à travailler avec des experts de haut niveau.
• D’exceptionnelles compétences organisationnelles démontrées.
• D’excellentes compétences rédactionnelles, d’analyse et de synthèse.
• Normes élevées de déontologie et d’intégrité.

Connaissance linguistique et de la technologie de l’information

• Compétences informatiques avérées : email, traitement Word, Excel, Internet, systèmes basés sur le serveur et une familiarité avec les SIG (Systèmes de Gestion des Informations).
• Niveau courant en français à l’écrit et à l’oral.
• Un bon niveau en anglais à l’écrit et à l’oral, est fortement souhaitable.
• Niveau courant en une ou plusieurs langues locales.